Automatización de tu equipo de ventas con HubSpot

Tan solo 36% del tiempo tu equipo esta vendiendo ¿y el resto del tiempo que están haciendo? Automatiza la organización de la información...

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Si bien es un lindo problema tener muchos leads, no deber ser un problema real convertirlos a clientes

Imagínate el escenario siguiente, Roberto un vendedor es gerente de ventas de un laboratorio ACME Lab de productos de salud personal, venden productos a otras empresas con Marca Blanca, necesita encontrar distribuidores, ventas al por mayor entonces Roberto con taza de café en mano investiga soluciones de marketing, lee sobre una forma de atraer a clientes potenciales calificados por medio de entrega de valor. En poco tiempo creó una campaña de inbound marketing, utiliza Hubspot para capturar los datos de los contactos y lanza publicidad a través de su redes sociales, realiza campañas de email marketing para sus subscriptos y mejora su seo en la website de ACME Lab para que sea más atractiva para empresarios y emprendedores. Los comparte en LinkedIn, Facebook y Youtube, contrató a una empresa para generar los blogs y videos instructivos mostrando las bondades de su producto versus los de la competencia que solo pelea por precios y busca abaratar los costos de producción con materia prima de más baja calidad, muchos de los cuales son dañinos para la piel y [imagínate aquí un valor que te gustaría que los productos que Roberto vende posea, solo piensa lo mejor].

Productos de ACME Lab

Y wow! Los resultados son sorprendentes 228 nuevos leads entraron en contacto tan solo la primera semana, genial ahora puede relajarse y tomarse esas merecidas vacaciones a Bali que había reservado tan ansiosamente para ir con su esposa. Felicidades Roberto! Utilizaron su chatbot en su sitio web y completaron sus formularios con sus recetas, leyeron su informe de características y propiedades únicas de su producto y realizó recomendaciones de ventas en formato de videos. Roberto tiene 5 vendedores a su cargo y debe distribuir los contactos equitativamente de acuerdo a su carga de trabajo. Es simple no? 228 divido 5 son 45,6 contactos para cada uno… bueno, 45 para cada uno y otros 3 son repartidos secuencialmente.

Bali vista desde altura

Excepto que no los está distribuyendo, porque los contactos fueron entrando en tiempo real y sus vendedores ya fueron atendiendo los entrantes proclamándose dueños del contacto uno a uno de acuerdo a como los vendedores iban recibiendo sus datos. Algunos quedaron en calificación parcial y otros cerraron rápido, otros demostraron muchísimo interés e incluso eligieron sus primeros productos pero nunca concretaron una venta. Se están peleando ahora internamente por quienes llevarán los negocios más grandes porque la comisión es mayor por la misma cantidad de esfuerzo. Los vendedores que no estuvieron pendientes de los leads entrantes no recibieron nada… Y fiuff! Roberto, está en aprietos. ¿Te suena familiar?

Si bien es un lindo problema tener muchos leads, no deber ser un problema real convertirlos a clientes ni para nuestro personaje imaginario Roberto, ni para ti. ¿Qué podemos hacer? — Les presento: La era de la automatización (hoy).

6 pasos que el gerente de ventas puede realizar hoy para automatizar su flujo de contactos con su equipo de ventas son los siguientes:

1. Recopila los datos

Considerar cuales son las propiedades que quieres considerar en cada etapa de ventas. Por ejemplo, consideraremos recién un lead calificado para el equipo de ventas los siguientes campos: nombre, apellido, email, teléfono, experiencia previa vendiendo productos, tienda física o showroom, página web [imagina que otra cosa es importante para tu caso particular].

2. Adquiere un software capaz

Automatización de tu equipo de ventas con HubSpot 1

En Hubspot es bastante directo, el plan de HubSpot Sales Pro incluye 5 usuarios y tienes la capacidad de rotar los contactos, negocios, tareas por Round Robin. Y también te habilita los Workflows para realizar los flujos de trabajo necesarios, ya sea después de hablar con tu chatbot o al completar ciertos campos, que habíamos recopilado en la primera parte.

También con HubSpot nuestros partners tecnológicos: Leadsruptive. Poseen una solución de automatización de rotación de leads basada en la versión de Marketing Hub Pro. Si solo buscas rotar tus contactos y es superior al precio que HubSpot ofrece por cada usuario. Vé su solución de rotación de leads (Leadsruptive). Simplemente recuerda mencionar de dónde viniste al hablar con ellos.

3. Implementa tu Flujo de Trabajos (Workflows)

Ya tienes los parámetros y también la tecnología, ahora solo te necesitas ensuciar un poco las manos, necesitamos programar… Excepto que no necesitas programar (con código), sino realizar una ruta de condiciones, sencillamente es parametrizar las condiciones que ya definimos al inicio e incrustar los usuarios que deseas rotar. Eso es todo y de manera visual, sin siquiera mirar un editor de texto (que se que te asustan, comenta más abajo si tuve razón o no).

Automatización de tu equipo de ventas con HubSpot 2

Dentro de Hubspot el Workflow de ejemplo se vería así:

Se emplea un activador de inscripción de contacto, estableces el valor de una propiedad que prefieras, rotamos el propietario del contacto,  luego procedemos a crear el negocio (no entró en la imagen de arriba, pero eso es necesario) luego creamos tareas y notificamos al vendedor y a su jefe de ventas. 

Si quieres una guía de cómo crear tus propios flujos de trabajos descarga nuestro ebook de automatización de flujos (muy pronto). Y/o ve a la documentación de HubSpot de empezar con los Workflows.

4. Por a prueba tu flujo de trabajo

Probar, probar, probar y probar, porque esto se realizará múltiples veces por tu clientes y tus usuarios.
Debes estar seguro que funcione bien y tú lógica y estructura sea la correcta.

5. Capacita a tu equipo y configura tu cuenta

Reúne a tu equipo de ventas para comentarles cómo serán las nuevas reglas de juego, por ejemplo puedes hacer que HubSpot asigne a los vendedores y que ellos solo puedan ver, modificar y comunicarse con sus propios contactos y no los de su compañero. Para evitar disputas innecesarias haz bien claro el flujo de trabajo y cómo se desenvolverá de ahora en más.

Automatización de tu equipo de ventas con HubSpot 3

6. Actualízate constantemente

Una vez estés en producción te darás cuenta de varios factores que antes ni siquiera tu lo hubieras imaginado, condiciones que no las tuviste en cuenta. Quizás los vendedores mismos te dan su retroalimentación. Escucha, analiza y mejora continua y rápidamente tus flujos. Como HubSpot es un software cloud vivo puedes editar y adaptarte a los cambios prácticamente de inmediato. Si quieres recibir actualizaciones sobre lo nuevo para estar siempre al tanto de lo más relevante, no te olvides de suscribirte más abajo. Aplica el concepto: preparen, FUEGO! Apunten. En otras palabras, es mejor tener algo hecho en 1 semana, que algo no hecho en meses.

Conclusión

  1. Identifica tus parámetros para la calificación del lead.
  2. HubSpot te permite actualizar constantemente tu flujo de trabajo aprovéchalo.
  3. Automatiza todo lo se pueda, por lo general eso significa lo que sea repetíble.
  4. Establece claras reglas de negocios.
  5. Se pro-activo y luego reactivo para ser productivo, cambia a medida que tengas métricas de avance.
  6. “Locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes” — Einstein, Mark Twain, Benjamin Franklin, no sabemos con certeza quién lo dijo, pero no deja de ser menos cierto. Actualízate constantemente y prueba nuevas estrategias de ventas.

Volviendo a nuestra historia. Al cierre del mes, Roberto y se equipo cerraron más de 50 nuevos negocios [inserta aquí mentalmente cuánto equivaldría algo como esto para tu negocio], Roberto ya está acelerando el proceso de ventas, el mes siguiente planea crecer un 10%, puede estar confiado en invertir nuevamente en marketing, por que sabe que su equipo puede responder a esas necesidades, gracias su trabajo inteligente y a la automatización de procesos tediosos. Roberto ahora continúa su trabajo a distancia desde una isla paradisiaca de Bali, ve los reportes de su equipo y actualiza los flujos de trabajo. ¿Quién necesita una oficina de cuatro paredes en pleno siglo 21?

Automatización de tu equipo de ventas con HubSpot 4

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